Zoomのブレイクアウトルームとはなにか
一度に大勢の人とつながることができるのが、Zoomのメリット。オンライン飲み会だけでなく、WEB会議などにも活用されていますよね。
ブレイクアウトルームは、Zoomの機能のひとつで、参加者を小さなグループに分けることができるものです。ミーティングのホストのみが使うことができます。
どういう場面で使えるのかというと、たとえば100人規模のオンライン飲み会を開催しているとします。参加者は100名ですが、一画面に100名すべてを表示することはできません。
スマートフォンやタブレットだと一画面に表示できるのは、自分を含めて最大4人、PCの場合は最大25人です。ほかの参加者を表示させたい場合は、画面をスライドしていかなければなりません。なので、100名参加しているのに、結局メイン画面に表示されるメンバーは一部ということになってしまいます。
また、100名で飲み会となると、じっくりと話したいと思っても、なかなか話せないものです。誰と話したらいいのか、同じ人同士ばかりで話すのもどうなのかといった課題もありますよね。
そんなときにブレイクアウトルームを使えば、参加者をいくつかのグループに分けて、そのグループの中で話せるようにすることができるんです。
ブレイクアウトルームは最大で50のルームに分け、1グループ200人までの参加が可能です。（最大1,000人まで同時接続可能な有料版を利用した場合）
ルームの数、1つのグループ何名にするかは、全体の参加人数によってホストが決めることができます。たとえば、100名規模のオンライン飲み会であれば、5人ずつの20グループにするとか、10名ずつの10グループにするといったことができるということです。
時間制限を定めて、一定の時間になったら、別のルームに再度振り分けるということも可能。なので、大勢の人が参加しているオンライン飲み会の場合は、いろんな人と話せるように、何度かルームを振り分けると楽しいですよ。
Zoomのブレイクアウトルームの設定方法
Zoomのブレイクアウトルームを使ってみたい。そんな方のために、設定方法を解説します。設定自体は難しくないので、気軽にやってみてください。
設定方法
1．Zoomのホームページを開いたらログインし、画面右上の“人”のアイコンをクリックします。
2．次に「設定」タブをクリックします。
3．「ミーティング」タブを確認します。
4．画面を下にスクロールすると、「ブレイクアウトルーム」という部分があるので、そこをオンにしましょう。
たったこれだけです。あとは、参加者をどうグループ分けするかを決めるだけ。
Zoomのブレイクアウトルームを使う場合、ホストが各参加者をどのルームに割り当てるかを決めなければなりません。参加者を割り当てる方法は2つあります。
ひとつは、ホストが手動で各ルームに入ってもらう参加者を決めていく方法。参加者が大勢の場合は大変な作業となりますが、あらかじめ「この人と一緒のルームに入りたい」などといった希望がある場合は、便利な方法です。
もうひとつは、Zoomにお任せしてしまう方法。これを『自動割り当て』と呼びますが、各ルームに参加者を均等に割り当ててもらえるので、ホストにとっては楽な方法です。また、参加者にとっても、誰と同じルームになるのか分からないというドキドキ感があります。
参加者をルームに割り当てるタイミングについては、Zoom開始前でもできますし、開始後でもできるので、状況によって選んでみてください。
ここからは、それぞれのタイミングで割り当てる方法について解説します。
開始前に参加者を割り当てる
まずは、開始前に参加者を割り当てる方法について解説していきます。
開始前に参加者を割り当てる場合は、Zoomログイン時に登録している参加者それぞれのメールアドレスが必要なので、事前に確認しておきましょう。
1．「ミーティングをスケジューリングする」タブをクリックします。
2．「ミーティングオプション」の部分から「ブレイクアウトルーム事前割り当て」にチェックを入れます。
3．「ルームを作成」の部分をクリックし、手動で参加者のメールアドレスを入力していきます。参加者が多い場合は、「CVからのインポート」を選ぶと、Zoomがブレイクアウトルームを作成し、参加者を自動で均等に割り当ててくれます。この場合も、ルームの数は選ぶことが可能です。
開始後に参加者を割り当てる
続いて、Zoomでのミーティング開始後に、参加者をブレイクアウトルームに割り当てる方法を解説していきます。
1．画面下にある「ブレイクアウトルーム」のアイコンをクリックします。
2．「ルームの作成」をクリックし、ルームを作成していきます。ここで「自動」を選ぶと自動割り当てに、「手動」を選ぶと手動で参加者をルームに割り当てることができます。人数が多い場合は、自動割り当てのほうが楽にできるのでおすすめです。
3．「割り当て」をクリックして、参加者をグループに割り当てます。割り当てが終わったら、「すべてのルームを開始」をクリックすると、ブレイクアウトルームでのミーティングが開始します。
ブレイクアウトルームでできないこと
Zoomでは、ミーティングを録画することが可能です。録画方法は、クラウドレコーディングとローカルレコーディングの2つの種類から選ぶことができます。
クラウドレコーディングの場合は、録画したものをクラウドに保存し、ローカルレコーディングでは録画したものがパソコンのメモリ内に保存されます。
ブレイクアウトルームの録画については、クラウドレコーディングを選ぶと、ミーティングのホストは、各ルーム内の録画をすることはできません。自分が入っているルーム内の録画をすることもできず、メインルームのみの録画が可能なので注意してください。
ローカルレコーディングを使用する場合は、各ルームの参加者がそれぞれのルーム内を録画することはできます。複数の参加者がローカルで録画することも可能です。
参加者が録画をする場合は、ブレイクアウトルームに入った後に下に表示されている「レコーディング」のアイコンをクリックすると、録画を開始します。
それぞれのルームを録画して、皆で共有したい場合は、ホストがそれぞれのルームの参加者の1人に録画を依頼し、Zoom終了後に録画したものを受け取ると良いでしょう。
使えるオプション機能
Zoomのブレイクアウトルームでは、さまざまなオプションがあるので、いろんなものを使ってみてください。使うと便利なオプション機能をご紹介していきます。
■タイマー機能
タイマー機能を利用すれば、ブレイクアウトルームの時間を決めて、その時間が過ぎたら参加者全員がメインルームに戻るようにすることができます。
ブレイクアウトルームの時間に制限を設ける場合は、「分科会室は次の時間に自動的に閉じます」をクリックし、時間を設定します。
その場合、「分科会室を閉じた後のカウントダウン」の欄もチェックして、ブレイクアウトルームで過ごす残りの時間を参加者が分かるようにしておくと便利です。
そうすれば、参加者も「あと30秒でメインルームに戻るんだな」などと気持ちの準備をすることができます。そうでないと、話が盛り上がっている最中に、いきなりメインルームに戻ってしまうということもあるので、参加者のテンションも下がってしまうかもしれません。
■ホストの入退室機能
ホストは、各ルームに自由に出入りできるので、いろんなルームに移動して、参加者の様子を見てみるのも面白いです。
ホストが各ルームに入室したい場合は、「ブレイクアウトルーム」の各ルームの右横の「参加」をクリックするだけでOK。退出したい場合は、下のメニューバーにある「ブレイクアウトルームを退出」を選ぶと、退出できます。
■メッセージ機能
ブレイクアウトルーム進行中に参加者全員にメッセージを送信したいという場合は、「全員宛のメッセージを送信」を選んで、メッセージを送ることができます。
■ヘルプ機能
ブレイクアウトルーム進行中に参加者がホストにヘルプを求めたい場合は、いつでも依頼することができます。
やり方は簡単で、下のメニューバーの「ヘルプを求める」をクリックし、「ホストを招待」をクリックするだけ。そうすれば、ホストに通知がいくので、ホストは「ブレイクアウトルームに参加する」をクリックして、必要なヘルプを与えることができます。
まとめ
Zoomのブレイクアウトルームは、大勢のオンライン飲み会などの場面で活用することができます。一度設定してしまうと、使い方は簡単なので、使ってみてはいかがですか？
何度かグループ分けをし直して、いろんなメンバーと交流を図れるようにすると、盛り上がること間違いなしです！ぜひ、お試しください。
